Optimierung der Geschäftsprozesse: Case History Glacom

Wir haben ausführlich darüber gesprochen, wie wichtig es ist, das richtige Maß an Effizienz und Produktivität zu erreichen, und welchen Aufwand die Verbesserung der Geschäftsprozesse erfordert. Kleine und mittlere Unternehmen sind oft mit betrieblichen Problemen konfrontiert, die ihr Wachstum und ihre Rentabilität behindern können. Genau in diesen Situationen bietet die Optimierung der Geschäftsprozesse eine wichtige Hilfe für Unternehmen, die ihre Abläufe straffen und ihr Potenzial maximieren wollen.
In diesem Artikel untersuchen wir drei Optimierungsbeispiele eines Fertigungsunternehmens, eines landwirtschaftlichen Betriebs und eines auf Mechanik spezialisierten Unternehmens. In jedem dieser Fälle stehen Unternehmen im Mittelpunkt, die vor verschiedenen Herausforderungen standen und ihre Prozesse durch die vorgeschlagenen Lösungen verbessern konnten. 


Die Fallstudie des Fertigungsunternehmens

Spezialisiert auf die maßgeschneiderte Metallfertigung, besetzt dieses Unternehmen eine Nische in der Produktionswelt. Mit einer Gesamtzahl von 15 Mitarbeitern hat es sich einen Ruf für die Lieferung hochwertiger Metallprodukte erarbeitet, die genau auf die Bedürfnisse seiner Kunden zugeschnitten sind.

• Aufgetretene Probleme


Das erste festgestellte Problem betraf die desorganisierte Bestandsverwaltung. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, Rohstoffe und Fertigprodukte genau zu verfolgen, was zu häufigen Engpässen und Überbeständen führte.
Das zweite Problem betraf die Produktionsplanung. Da diese manuell erfolgte, verursachte sie verschiedene Ineffizienzen. Das Ergebnis war eine Unterauslastung der Ressourcen und die Nichteinhaltung von Fristen.
Ein drittes und letztes Problem, das in kleinen und mittleren Unternehmen häufig vorkommt, war der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen. Da dieser langsam und oft anfällig für Missverständnisse war, führte dies zu Verzögerungen und Fehlern bei der Auftragsabwicklung.

• Vorgeschlagene Lösungen

Um diese Probleme zu lösen, wurde die Unterstützung unserer Berater für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Anspruch genommen. Die vorgeschlagenen Lösungen umfassen vier Schritte.

Durch die Prozesskartierung der Geschäftsprozesse war es möglich, einen „360-Grad-Überblick“ über den aktuellen Zustand des Unternehmens zu gewinnen.
Auf Grundlage der Kartierung der Produktionsprozesse wurde ein Software-System zur Bestandsverwaltung implementiert, um eine Echtzeit-Verfolgung der Materialien zu ermöglichen und eine bessere Kontrolle der Lagerware zu gewährleisten.
Um die Produktionsprobleme zu lösen, wurde eine Produktionsplanungssoftware als Unterstützung bei der Auftragsverwaltung und deren Zeitplanung eingeführt, wobei Prioritäten und Materialverfügbarkeit berücksichtigt wurden.
Anschließend wurde der Prozess der Informationskommunikation überarbeitet. Durch ein Bewusstsein für den Kommunikationsablauf war es möglich, Best Practices zu implementieren, um eine zeitnahe Information über jede Änderung oder Aktualisierung zu ermöglichen.

• Analyse drei Monate nach der Intervention

Drei Monate nach der Intervention zeigten sich signifikante Verbesserungen.
 Das Unternehmen hat die Materialverschwendung um 20 % reduziert und Überbestände eliminiert. Dies führte zu Kosteneinsparungen und einer höheren Kundenzufriedenheit.
Die Termintreue stieg um 15 % und die Maschinenauslastung verbesserte sich um 30 %, was zu einer Steigerung der Produktivität führte.
Zudem reduzierten die neuen Regeln für die Informationskommunikation Fehler und Missverständnisse um 40 %, was gleichzeitig ein kollaborativeres Arbeitsumfeld förderte.

Die Fallstudie des landwirtschaftlichen Betriebs

Der zweite Fall führt uns in die Welt der Weinproduktion. Das Unternehmen besteht aus 8 Personen in der Produktion und 5 im Büro.


• Begegnete Probleme

Zunächst wurde eine „Zeit- und Methodenanalyse“ der manuellen Abläufe durchgeführt. Dies ermöglichte es, Ineffizienzen aufzudecken und für jede die richtigen Lösungen zu finden. Eines dieser Probleme war die geringe Auslastung des Personals im Produktionsbereich.
Während der Beratung wurde zudem festgestellt, dass Trauben verkauft wurden, da es an Platz und Produktionskapazität mangelte. Die Daten zeigten, dass das Unternehmen in den drei Vorjahren bis zu 90 % des möglichen Umsatzes verloren hätte, wenn es sich für die Weinverarbeitung statt für den Traubenverkauf entschieden hätte. Es wurde daher eine weitere Analyse durchgeführt, um Platz und Produktionskapazität zu erhöhen und den Gewinn durch eine Steigerung der Produktionskapazität zu maximieren.


• Vorgeschlagene Lösungen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, schlugen die Berater für Prozessoptimierung verschiedene Lösungen vor.
Zunächst wurde eine Änderung der Methode eingeführt, um eine Person aus dem Produktionsbereich freizustellen und sie für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung einzusetzen, wodurch die Produktionseffizienz um 20 % gesteigert wurde.
Es wurden verschiedene Szenarien mit notwendigen Investitionen erstellt, um das Problem des Platzmangels und der geringen Produktionskapazität zu lösen, und gemeinsam mit der Geschäftsführung wurde die für die Unternehmensbedürfnisse am besten geeignete Option gewählt.

• Analyse drei Monate nach der Intervention

Es wurde eine bessere Produktivität erreicht und die Zykluszeiten wurden verkürzt, was die Betriebsabläufe und Zeitpläne erheblich verbesserte. Die durch die Reduzierung der benötigten Personenzahl gewonnene Effizienz in der Produktion wurde durch die Steigerung der Produktionsaktivität ausgeglichen. Da sich der Umsatz verdreifacht hat, muss in den nächsten 5 Jahren sogar über weitere Neueinstellungen nachgedacht werden.

Die Fallstudie des auf Mechanik spezialisierten Unternehmens

• Begegnete Probleme

Im Rahmen der angegangenen Unternehmensprobleme musste die Handhabung von Rotoren und Statoren für Elektromotoren bewältigt werden, die sehr schwer waren, was zu ergonomisch belastenden manuellen Transportvorgängen führte. In diesem Zusammenhang war das Ziel, die Ergonomie durch eine Zeit- und Methodenanalyse, ein Spaghetti-Diagramm, eine ergonomische Analyse und die Gestaltung eines Layouts der Bedienerstationen zu verbessern, um alle manuellen Lastenbewegungen und ineffizienten Wege so weit wie möglich zu reduzieren.
Ein weiteres Problem musste gelöst werden: die Zykluszeit einer Maschine, die aufgrund ihrer Länge zu Stillstandszeiten eines Bedieners führte.

• Vorgeschlagene Lösungen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurden verschiedene Lösungen vorgeschlagen.
Dank der Ergebnisse der Zeit- und Methodenanalyse der Mikrobewegungen konnte verstanden werden, wie die Zykluszeit beeinflusst und die Arbeit der Bediener ergonomisch verbessert werden kann. Zu diesem Zweck wurden Paletten für den Transport von Rohstoffen eingeführt, um gezielt die Ergonomie zu verbessern.
Das Layout der etwa 25 Quadratmeter großen Station wurde komplett neu gestaltet. Dies ermöglichte es, die Zykluszeit von 35 Minuten auf 20 Minuten zu senken, ohne Investitionen zu tätigen – also zu null Kosten.
Durch eine Zeitanalyse der anderen im Werk stattfindenden Bearbeitungsschritte wurde eine „Bediener-Maschine-Kombination“ erstellt, wodurch 50 % der Arbeitsstunden jedes Bedieners zurückgewonnen wurden, um sie für andere Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung zu nutzen.

• Analyse 3 Monate nach der Intervention

Drei Monate nach der Intervention wurde eine große Beteiligung der Mitarbeiter verzeichnet und es gab eine bemerkenswerte Verbesserung der Ergonomie. Die Gefahr von Fehlzeiten aufgrund von Verletzungen durch wiederholte Belastungen wurde abgewendet. Durch eine Zeit- und Methodenanalyse der Mikrobewegungen konnte die Zykluszeit um 10 % reduziert werden, was zusätzlich dazu beitrug, die körperliche Belastung der Bediener zu verringern.

Fazit

In der Welt der Unternehmen endet die Suche nach Effizienz und Rentabilität nie.
Diese Fallstudien vermitteln einen Eindruck davon, wie Interventionen in kleinen und mittleren Unternehmen verschiedener Branchen eine wichtige Hilfe bei der Optimierung der Geschäftsprozesse darstellen können.
Auch wenn die spezifischen Herausforderungen variieren können, bleiben die Grundprinzipien der Prozessoptimierung universell für KMU, die in der heutigen Wettbewerbslandschaft erfolgreich sein wollen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Weg zum Unternehmenserfolg oft die Bereitschaft erfordert, sich anzupassen, zu innovieren und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.
Durch Investitionen in die Optimierung der Geschäftsprozesse können signifikante Erträge erzielt werden, die die Vitalität und den Erfolg in verschiedenen Sektoren sichern.